Det er helt normalt at skrive personlige oplysninger ind i en ansøgning, men til næste år kommer det til at skabe store udfordringer for de danske virksomheder. Den 25. maj 2018 træder EU’s persondataforordning i kraft i Danmark, og så må virksomhederne ikke længere gemme ansøgninger, notater fra jobsamtaler eller andre dokumenter, hvis de rummer følsomme oplysninger.
- Persondataforordningen er allerede begyndt at give grå hår rundt omkring. Det bliver meget svært for almindelige virksomheder at forholde sig til alt det, de pludselig ikke må, og alt det de skal til at have styr på, siger Ali Cevik, der er direktør for HR-Skyen i Odense.
Det bliver med andre ord ganske bøvlet for virksomhederne, hvis de selv fortsat vil håndtere deres rekruttering. Men for den fynske virksomhed kan det betyde det helt store gennembrud. HR-skyen har siden 2012 leveret en online rekrutteringsløsning, og den vil også kunne sikre, at virksomhederne overholder deres forpligtelser i forhold til persondataforordningen - samtidig med at den vil lette alt det administrative arbejde i forbindelse med rekrutteringen, hvilket er HR-Skyens oprindelige udgangspunkt.
- Der stilles en lang række krav til virksomhederne om administration og dokumentation, men det vil de kunne komme ud over, hvis de bruger et system som vores. Det vil være så tæt på overholdelse af alle reglerne, som man kan komme, siger Ali Cevik.
Klar til internationalt fremstød
Persondataforordningen træder i kraft på samme tidspunkt i hele EU, og problematikken er ens i alle medlemslande. HR-Skyen er derfor ved at gøre klar til et internationalt fremstød.
Persondataforordningen stiller også krav om, at der er ting, der ikke må spørges om i stillingsopslaget, og så stiller den krav om, at virksomhederne skal dokumentere, hvad de gør for at overholde reglerne.
HR-Skyen fungerer udadtil som en del af virksomhedens hjemmeside, men er reelt et separat online system, som virksomheden kan integrere på få minutter. HR-Skyen kan konfigureres så den indgår visuelt i virksomhedens univers med de rigtige farver og logoer. Virksomhederne opretter stillingsopslaget i HR-Skyen og vil derfra med flueben kunne vælge, hvilke jobdatabaser opslaget skal vises på. Når ansøgningerne kommer ind, får ansøgerne automatisk en kvittering. Alle ansøgninger samles så i en brugerflade, hvor ansættelsesudvalget kan forholde sig til dem, skrive notater om hver enkelt, indkalde til samtale, sende afslag med mere.
- Fordi HR-Skyen styrer hele processen for virksomheden, vil vi også kunne sikre, at alt er dokumenteret korrekt, og vi vil kunne luge ud i ulovlig data undervejs, forklarer Ali Cevik.
Slut med at gemme personfølsomme oplysninger
De følsomme oplysninger, virksomhederne ikke længere må gemme, er for eksempel oplysninger om politiske tilhørsforhold, der kan være relevant i forhold til mange stillinger. Det kan også være oplysninger om medlemskab af en bestemt fagforening, seksuel orientering, helbredsmæssige forhold eller cpr-nummer, hvilket ofte kan stå på medsendte eksamenspapirer.
- Umiddelbart oplysninger, som ansøgeren ikke selv mener, er kontroversielle, men om præcis et år er det noget alle virksomheder skal forholde sig til. Persondataforordningen er lavet for at holde styr på de helt store som Google og Facebook, men det får stor betydning for alle virksomheder, slutter Ali Cevik.