Hen over tre måneder skrev borgere i Nyborg forgæves til Nyborgs kommunes socialforvaltning.
I alt 277 henvendelser havnede i ingenmandsland.
Det er kritisabelt og beklageligt, skriver Nyborg kommunaldirektør Tim Jeppesen nu i et svar til Socialministeriet.
Det sker på baggrund af et spørgsmål fra Folketingets socialudvalg til ministeriet og i kølvandet på skandalen inden for det specialiserede socialområde.
Blandt henvendelserne til kommunen var der flere alvorlige mails, der burde have været handlet på øjeblikkeligt.
Det drejer sig bl.a. om tre henvendelser om vold, en henvendelse om en beruset mor og en mail om seksuelt overgreb mellem to børn.
Når uheldet først er ude
Fejlene blev opdaget den 18. januar 2024, og en måned senere blev byrådet orienteret, fremgår det af svaret til ministeriet. Socialudvalget var blevet orienteret 14 dage i forvejen.
Det var fire uheldige sammenfald, der udløste it-kokset.
2. oktober 2023 bad byrådssekretariatet it-afdelingen om at nedlægge fællespostkassen socialafdelingen@nyborg.dk og erstatte den med mailboksen socialogfamilie@nyborg.dk.
Det skete også, men ikke hos kommunens eksterne it-leverandør EG før den 2. november. Derfor røg 74 mails ud i intetheden.
Den 1. november sker en ny fejl, som EG påtager sig skylden for.
Her er "et slip" på 23 blanketter, da man overgår til MitID Erhverv flere forskellige steder i kommunen.
Den 24. november sker den tredje fejl så.
Det er den eksterne it-leverandør EG, der af ukendte årsager pludselig ændrer den nye postkasse socialogfamilie@nyborg.dk tilbage til den nu ikke-eksisterende postkasse socialafdelingen@nyborg.dk.
- Vi er i fortsat dialog med EG om dette. Konsekvensen af denne tredje hændelse er 180 ansøgninger, der ikke er nået frem til postkasse Social og Familie samt Visitation og Hjælpemidler i perioden 24. november 2023 til 18. januar 2024, hedder det i svaret til socialministeriet.
Burde ikke kunne ske igen
Normalt burde kommunens system kunne håndtere mails, der havner i en lukket eller forkert postkasse.
- Dette har tydeligvis ikke være tilfældet i ovennævnte. Det skærper desværre også sagens karakter, at en stor del af de nævnte mails er børneunderretninger. Alle nævnte blanketter blev genfremsendt til de berørte afdelinger, og de blev bedt om at følge op på sagerne, så hurtigt de kunne, hedder det i kommunaldirektørens svar.
Nyborg Kommune har nu opdateret alle systemer og postkasser, og kommunen har indskærpet overfor EG, at deres løsning aldrig må have blanketter/ansøgninger, der falder igennem, i fald en postkasse måtte være sat forkert op.
Desuden er det besluttet, at postkasse-vedligeholdelse i EG udelukkende håndteres i et samarbejde mellem IT-drift og Digitalisering og I-sikkerhed - dvs. at opgaven ikke længere varetages af Byrådssekretariatet.
Ikke første gang
Det er ikke første gang, Nyborg Kommune har oplevet opsigtsvækkende problemer med mailbokse.
Til det seneste folketingsvalg i 2022 rodede kommunen rundt i opstillingsrækkefølgen, så Trine Bramsen røg øverst og den lokale kandidat Lasse Haugaard Pedersen næstsidst på stemmesedlen.
Fejlen var tilsyneladende opstået, fordi Valgsekretariatet i Nyborg Kommune aldrig modtog listen med den rigtige rækkefølge.
Den blev sendt til mailadressen sikkerpost@nyborg.dk og ikke til adressen sikkerepost@nyborg.dk, som kommunen hævdede var deres eneste adresse til modtagelse af sikker post.
Forskellen på de adresser er blot et lille 'e' mellem ordene ”sikker” og ”post”.
Begge myndigheder mente, at den anden myndighed havde begået fejlen.
En TV2 Fyn-søgning på Google efter "sikkerpost@nyborg.dk" viste dog efterfølgende, at Nyborg Kommune faktisk havde brugt denne mailadresse, og at den fremgår på dokumenter afsendt fra Nyborg Kommune i 2008.
Andre myndigheder havde også året inden valget forsøgt at sende sikker mail til adressen sikkerpost@nyborg.dk.